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【定期備份】
備份，代表將貴公司每天所輸入的所有資料，另外再預留一份（以上）起來，以防電腦的當機或資料不正常情況發生，而造成之前資料的損失。以往，我們只建議「定期」沒建議您多久間隔幾天備份一次，這是風險承擔問題，間隔幾天將代表的是企業可以承擔的萬一資料消失的風險有幾天。現在我們建議您，儘可能「每天」備份。
◎備份方式：請將備份檔案依備份星期幾改成XXX檔名1（星期一），XXX檔名2（星期二），XXX檔名3（星期三）…依此類推。下個星期開始請依星期幾同樣重新覆蓋。
◎備份工具：
以下備份工具並沒有一定說百分百安全，如果擔心其中一樣備份工具有問題，建議可採取兩樣以上備份工具交錯運用。
1.
磁片：視窗版的資料備份通常檔案很大，即使壓縮，如果使用一般磁片也要好幾片，品質也比較難掌握，加上如果其中一片有誤，可能全部都無法使用。因此如真採此種方式，建議一定要交錯使用為宜。
2.
硬碟：這是比較節省成本的方式，即在同硬諜或不同硬碟中的磁碟機或資料夾來存放大量資料。但問題是，如果同一台硬碟有問題，資料將一樣失去。如真要使用，不妨考慮不同硬碟備份方式。（當然目前有網路連線，也可考慮備份在工作站硬碟中）
3.
燒錄光碟：光碟本來就是保存資料較佳的方式，不過要將資料燒成光碟程序較多。使用者仍須先備份到硬碟中，再利用燒錄功能存放到光碟片中。
4.
高容量磁碟機MO：成本比較高，但磁片的容量也相對高，是一般磁片的好幾百倍，而且保存效果也較一般磁片好很多，不過仍得有MO磁碟機才能讀取資料。
5.
高容量磁碟機ZIP：價格較MO低，但每片磁片容量僅有100MB（比MO小），必須透過ZIP磁碟機才能讀取。
6.
攜帶式硬碟：最新發展出來的USB接頭小型攜帶式硬碟，僅姆指大小，不過要注意容量。
【備份驗證】
備份是為了將把輸入過的資料預留起來，但一旦需要時這些存放的預留資料時，真可以拿來運用嗎？其實如果備份過程中沒有問題發生，原則上備份的資料是應該正確無誤的，如不放心也可查看檔案大小變化判定。唯一須擔心的是備份的目的端備份工具，如磁片、硬碟…等有時會因壞軌而導致讓人誤以為備份成功的情況。
◎驗證一：
建議您在備份完成後，能嘗試將此備份檔案拷貝到其它磁碟，看是否可以成功，以確認檔案的正確與否。如果在拷貝過程無誤，那麼原則上備份應該就沒問題。
◎驗證二：
如果再不放心，您可以重新安裝一套專門用來檢驗資料正確與否的凌越軟體，但請務必與您平常操作的軟體資料夾區別開來，重置所備份資料來檢驗。（重置前如無把握正確，請務必來電要求電話中協助！）
如果是Client
Server版使用者，重新再安裝就比較麻煩，其實因為搭配SQL
Server資料庫本身即有安全完整性，只要備份過程無誤，且備份檔拷貝到另外資料夾可正常無誤，應該就無須過度擔心。
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