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◎【 線上表單簽核】營運模式

  中小企業部門精簡,人力資源有限,如何盡量在有效的時間、人力、物力支援下,發揮出完善迅速的工作品質,縮短人員工作負擔,這是一直以來,值得中小企業深思的問題。
 
  同時在節能減碳的議題下,不須列印成文件紙張,也不須由人工親自跑單簽核的【線上簽核管理】亦在企業間持續發酵。善用【線上簽核管理】將可協助企業降低人事成本支出及紙張列印成本,達到節能減碳的目標。
 
  一般而言,【線上簽核管理】,除了可內建拷貝常用表單外,最主要是可藉由系統自動化的運作,減輕人工跑單等簽呈的問題,可協助員工空出更多的時間,執行更有績效、有產值的工作項目。而中小企業可應用的模式,除了可藉由【線上簽核管理】來控管公司內部人事的【請休假、加調班、請款、請採購…】等相關表單外,尚可在主管出差或出國時,亦能照常批準公司營運事項,只要上網路,系統即會自動發佈待簽核的表單供主管線上簽核,而這些都只要透過【線上簽核管理】即可達成。

◎【 企業面臨的挑戰】

◎【 線上表單簽核】應用訴求

◆節能減碳,減少公司不必要的紙張列印開銷。
◆不必再花費人力跑簽核流程。
◆防呆除弊,控管每張表單落實執行簽核流程。
◆由系統電腦化自動控管【未簽核】名單。
◆能拷貝常用表單,減化製單時間。
◆便利外出工作者,亦能即時簽核表單。
◆提昇表單的快速回應處理速度。
◆簡單操作介面,便利員工使用。
◆節省成本,迅速提昇管理部人員的績效。

◎【 線上表單簽核】營運模式—示範應用解析

   為協助中小企業能更加節省資源,避免不必要的人力耗費,凌越【BPM企業流程管理系統】以全方位資訊整合的概念,協助企業更輕鬆省事有效率的達到全面化資源整合,以提昇工作效率,減輕人工負擔!可藉由凌越【BPM企業流程管理系統】的【線上電子表單簽核】模式,輕鬆由系統執行跑單簽核流程,人員可不用離開座位,即可於系統中提出各類表單線上申請,點選送出後,系統即會幫你依據已設定好的【公司組織圖】相關部門層級及簽核流程送簽,並會透過【個人化商務秘書機制】,隨時告知您送簽的表單目前已簽核/未簽核狀態,或是表單目前已簽核到哪一階段流程…如此便利的功能,輕鬆操作的介面及流程,皆可幫助中小企業的全體員工更迅速減化的完成表單簽呈,將多餘的時間發揮應用在更高績效品質的工作事務上。
 
  此外,為便利企業經營階層及外部工作者,常有需要外出拜訪/出差/出國的情形,凌越【BPM企業流程管理系統】的【線上電子表單簽核】模式,亦可幫助在外工作者,連上網路,即可立即線上瀏覽簽核『未簽核表單』,避免重要事項簽呈延誤,影響企業重要的商機。【線上即時營運報表】亦可幫助外部工作者及主管,可隨時隨地在外立即查詢閱覽公司營運報表及業績達成率報表,掌握目前最新經營概況。且能透過【指派工作進度】隨時掌握已指派給員工的工作進度,包含實際工時、開始日期、完成日期及工作完成率等…。
 
  此外,【BPM企業流程管理系統】亦提供【網路資源共享】,可供外出工作者,在外連線存取部門相關表單、文件(例:訂單、報價單、產品電子型錄),便利行動辦公接單、報價、拜訪客戶,是中小企業員工外出管理的最佳好幫手。

【線上表單簽核】營運模式-示範應用流程架構圖

【電子表單簽核】示範應用

  【電子表單簽核管理】可協助企業輕鬆即可設計拷貝各項電子表單及簽核流程步驟,系統將依設定的流程步驟自動化跑單;可由系統自動控管每張表單的簽核進度及簽核狀態(送簽/簽核時間、簽核人員/意見),迅速減少人工跑單時間及成本。同時可輕鬆套用公司組織圖,設定每人的表單簽核流程路線及每位主管的簽核權限,並可依各項表單的屬性,設定【會簽】或【串簽】簽核流程。主管尚可瀏覽【待簽核表單】,查閱是否有未處理簽核的表單,全程交由系統運作,快速達成公司線上表單簽核管理模式。

◆有效減化人工跑單/等待簽核時間
◆輕鬆設計電子表單及簽核流程步驟
◆輕鬆由系統依流程步驟自動跑單
◆自動控管表單簽核進度及回覆狀態
◆提供層級串簽/多人會簽簽核流程
◆貼心自動提醒『待簽核表單』機制

【線上即時營運報表】示範應用

   為了滿足企業行動辦公的需求,或是協助常須出差/出國的主管能正常控管公司的營運績效,因而提供【線上即時營運報表】機制,可與進銷存單據資料庫整合,行動辦公者只需連上網路,依個人使用權限及需求,自由設定登入系統後所要顯示的相關營運報表及其顯示優先順序,即可於系統中呈現最新即時的多種營運管理分析圖表。並提供營運報表列印機制,可匯出至Excel檔案,由公司各自依需求進行編修作業。而業務人員也能依個人密碼登入,僅顯示個人所負責的業績相關報表,避免資料外流。

◆可結合進銷存資料庫輕鬆產出報表
◆便利外部工作者隨時可看營運報表
◆公司/客戶/部門/產品別銷退貨報表
◆公司/部門/業務每月業績達成率報表
◆依個人權限顯示可閱覽報表管理
◆報表列印/匯出Excel檔編修機制

【公司組織管理】示範應用

  全方位提供企業組織管理應用需求:可管理公司成員『職稱』、『所屬部門/上階部門』及其『部門主管』,並可依『群組』自由設定部門/人員的帳號登入權限,以區分不同的權限等級,同時提供【網路共享硬碟】有助行動辦公存取。尚具備【公佈欄】可設定此公告的線上發布及截止日期,並可設定可瀏覽閱讀此公告的部門,系統將會顯示此公告的已瀏覽次數。【投票區】可統一進行公司內部決議記名或不記名式投票;並可控管每次投票的開始截止日期及每人的可投票數,系統並可顯示投票結果圖。

◆人事職稱/部門/上階部門/主管管理
◆公司/部門/員工行事曆規劃管理
◆公佈欄訊息發佈/已瀏覽次數管理
◆計名/不計名投票/投票結果圖管理
◆網路共享硬碟有助行動辦公存取
◆共享目錄檔案權限設定/已下載記錄

【個人資訊管理】示範應用

   具備「個人化商務秘書」機制,可依個人帳號登入首頁,系統即會自動提醒顯示個人的今日工作行程列表及今日傳遞給您的內部訊息,產生專屬於您的個人化資訊首頁。可協助管理個人工作,可依『重要/緊急事項』區分優先順序;主管並可依權限線上瀏覽員工的『指派工作進度』、『待完成工作』及『員工/部門/公司行事曆』,輕鬆即可隨時掌握員工工作規劃及進度。

◆依個人帳號呈現個人資訊首頁管理
◆個人化商務秘書工作行程提醒機制
◆員工工作開始完成日/完成率管理
◆主管待簽/員工已送簽表單提醒
◆文件/圖片/工具網路硬碟共享管理

◎【 線上表單簽核】營運模式-示範應用方案

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