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◎【內控稽核】營運模式

  企業的營運過程裡,須由許多的企業成員在不同的階段中,各自完成各自的負責工作領域,經由各階段的分工,方能成就企業繁雜的日常營運事務工作,也因涉及的層面廣泛,『管理』就顯得格外重要,須管理各個領域的成員,是否有完成份內工作?是否皆能依循遵照公司的政策及要求行事?工作中是否有發生失誤?因為牽涉到【人】的運作,因而難免會有失誤的情形發生,而如何盡量降低人為所產生的錯誤,減少公司所需負擔的成本及不必要的損失,即是【內控稽核】的管理真諦。
 
  在一般的企業作法中,往往是運用【人工監督】的方式來控管,但也多有漏洞,百密總有一疏,控管的機制無法實質發揮作用;如今,管理的手法日趨高明,也能全盤發揮實質的管理功效,常用的手法不外乎有:【權限控管】、【製單審核】、【使用追蹤記錄】、【報價監控】、【庫存監控】、【出貨監控】等…而這些手法也以即時、便利、易執行、易控管的方式,輕鬆藉由『電腦化系統』,改善人工管理的不足,從細微處全面化協助企業進行營運的內部稽核,達到防弊除呆、防範企業蒙受風險及損失的情形發生。

◎【內控稽核】應用訴求

◆防弊除呆,自動偵防規避風險損失。
◆內部使用記錄追蹤監控。
◆全面管控易稽核,改善人工管理時間。
◆隨時產生監控報告。
◆各倉庫庫存異動監控。
◆報價成本利潤監控。
◆進貨品質驗貨監控。
◆物料領用耗損監控。
◆物料超交/超領監控。
◆採購/訂單交期監控。
◆帳款額度超額監控。
◆帳務自動偵錯功能。
◆單據審核機制。

◎【內控稽核】營運模式—示範應用解析

   內控稽核攸關影響一家企業的成敗,落實內控稽核亦可達到防範風險損失的效益。凌越資訊的全方位套裝軟體深化內含『內控稽核管理機制』,以自動化的監控審核機制,便利化的e化管理系統,為企業帶來無窮的管理效益,輕鬆節省多工的管理作業,迅速提昇管理品質,以全面控管的方式,徹底協助企業達成『內控稽核』管理目標。
 
  此外,凌越軟體亦蘊含高彈性的應用管理機制,可滿足不同規模公司、企業的全方位管理需求,由企業自行依內部政策、要求而各自設定出各個層面、作業階段所需管理的『內控稽核』機制,以達成專屬適用的營運管理模式。

【內控稽核】營運模式-示範應用管理圖

【使用權限監控】示範應用

  此管理功能旨在初步把關各個企業成員的使用權限,設定各個使用者所被允許的操作功能許可權,嚴格限制未授權人員不得存取、查看相關交易單據,有效防弊降低內部風險!而使用權限分爲「執行」、「新增」、「查詢」、「修改」、「刪除」、「列印」、「審核」、「反審」、「驗貨」等九項設定。且依各個成員在公司中所擔任的職務及角色,尚具備【層級權限控管】,可分門別類以『部門』、『員工』、『客戶』、『廠商』、『組別』的五大層級群組權限,區分出各自不同層級而可以使用的權限,且亦考量成員有多重身分或跨部門管理的情形,而提供『跨層級使用權限』功能。

【追用者記錄追蹤】示範應用

  在凌越軟體中,系統本身會自動完整、清清楚楚,記載使用者曾經使用過的操作紀錄,可追蹤查詢某段時間內全部的使用者或某個使用者的歷次使用記錄,包含詳查、新增、修改、刪除,而系統也會記錄修改前後的鍵值,以利管理人員查核是否有失誤之處或不洽當之處。

【成本利潤監控】示範應用

  此管理功能旨在預防企業因人為操作不當或有勾結情形發生,而造成企業蒙受銷售損失。可設定由系統抓取報價及銷貨時的單價,由系統自動帶入公司所預設的數值,亦可控管人員的單價修改權限,避免因人員的疏失而造成利潤損失。此外,尚提供可由系統自動監控『當售價低於最低售價時的處理模式』,全面監控防範銷售損失。

【庫存存量監控】示範應用

  提供『庫存存量』即時監控機制,從採購、進貨、訂單、銷貨單據作業中,皆可立即由系統監控目前的倉庫庫存量、可用數量、採購未交量、訂單未交量、是否低於安全存量…,可直接查詢『貨品庫存量』,以查核是否有足夠的現貨可供出貨接單應用。且提供『庫存異動報表』可供管理人員隨時掌握是否有庫存異常數值或損耗的情形。

【品質檢驗監控】示範應用

  為控管公司的銷貨品質符合預期,也符合客戶的要求,公司從原料進貨、借貨、入庫、到組裝的作業過程中,皆可藉由『驗貨機制』嚴格把關品質,凌越系統提供三種的驗貨狀態:待驗、合格允收、不合格拒收,企業可依需求而各自設定所需的控管方式,而系統則會自動運算出每次的驗貨成效,例:驗退數量、不良數量…而存檔後這些欄位的數值,亦會反寫回填入單據中,有利品管人員控管。

【物料用途監控】示範應用

  此功能旨在輔助企業生管人員,能隨時掌握物料使用狀況及領用數量及領用比率,藉此監控物料是否依循製令單需求而被準確領用。

【生產進度監控】示範應用

  提供各項的生產進度監控報表:『製令報表』、『製程報表』、『產品製造進度報表』,迅速顯示製令、製程、產品的目前生產進度,並可由系統監控得知目前的已完工、未完工數量及開工、完工日期,藉此評核生產製造階段是否如期完工,亦或是延遲或延誤。

【交期進度監控】示範應用

  凌越系統提供交期進度監控機制,全程控管採購至進貨、訂單至出貨的交貨進度現況及數量,管理人員輕鬆即可藉由系統立即掌控目前最新的已交貨、未交貨情形,並具備「數量超交管理」,有效減低公司多餘的損失。

【帳款額度監控】示範應用

  為了避免企業擁有過多的呆帳,而造成無法靈活調度資金、造成營運上困擾,因而凌越系統具備『帳款額度監控機制』,企業可依需求設定:不檢查、警告、不允許的監控機制。如選擇為警告或不允許模式,則系統將會自動監控,使用者在銷貨單輸入「單價」後,如客戶的應收帳款已超過公司所容許的帳款額度時,則系統將會自動出現警告視窗或是無法存檔的偵測模式,如此一來,即可從根本處,減輕企業呆帳過多的困擾。

◎【內控稽核】營運模式-示範應用方案

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