親愛的凌越天生贏家系列【DIY/實用/豪華/優越/贏家/SMARTe23企業版】用戶,您好:
 
  
新的一年即將到來了,提醒您記得要執行會計系統的『總帳年度結轉』,否則將無法查閱新年度的報表喔(會出現「請輸入系統內定的日期」的訊息)!
(例:若您未將總帳年度結轉至106年,雖可建立106年的傳票,但在查看財務報表會出現『請輸入系統內定的日期』的訊息。)

●總帳年度結轉的步驟如下:
 
注意:因總帳年度結轉的時間與資料多寡有關,為避免影響平日的正常作業,建議人員作業結束後(例下班後)再執行重整。

1.請務必先執行資料備份作業(請其他所有進入凌越系統的人員都離開系統)
2.執行【資料維護 \ 檔案壓縮重整】。(SMARTe23版本請略過此步驟,直接執行第3步驟)
3.執行【資料維護 \ 系統帳目重整\總帳帳目重整】→輸入開帳傳票的年度減1年。
(請先查看傳票資料中最小傳票日期的年度,例如:系統中第一張傳票日期為0091/01/01,即輸入90年。)
4.執行【資料維護 \ 總帳系統年度結轉】→按確定。
5.若您的畫面出現與下圖相同訊息,恭喜您已結轉成功了。

●為何需執行總帳年度結轉?及在執行總帳年度結轉時若發生錯誤訊息該如何處理?分別說明如下:

一、為何需執行『總帳年度結轉』:
正如人工做帳般年終須結轉,此功能每年執行一次以產生新年度的帳目(如同購買新的帳本),當執行總帳年度結轉後,會計系統會做下列三項工作:
 1.會產生新年度的帳目。(即準備新年度的帳本)
 2.會檢查總帳的借、貸是否平衡,如果不平衡的話系統會顯示錯誤訊息,並結束年度結轉的動作。
 (錯誤訊息處理方式請參考下列『三、年度結轉不成功處理步驟』)
 3.自動將【系統參數設定】中的【目前會計年度】改為新的年度。(總帳年度結轉後若需修改、新增、刪除之
  前年度的傳票,不需更改系統參數設定中『目前會計年度』所記錄的年度,因傳票能否修改與『系統參數設
  定 \ 傳票最小修改日期』有關。)

二、年度結轉時「虛帳戶」的金額處理方式:
 1.當系統參數設定【年度結轉時虛帳戶是否轉累計盈虧】有勾選時,則在新舊年度帳目結轉時,系統會將舊年
  度【虛帳戶】的金額轉至實帳戶的【累計盈虧】科目上。
 2.若該參數沒有設定打勾,則虛帳戶的結餘金額將直接轉至新年度的年初金額。

三、年度結轉不成功處理步驟如下:

 1.執行【資料維護 \ 總帳(系統)平衡檢查】輸入開帳傳票的年度。
 2.執行【輔助工具 \ 編輯文字檔】輸入BALANCE.ERR按編輯。
 3.依BALANCE.ERR檔內容所出現的訊息處理步驟如下:

訊息一:年度的年初金額檔有誤

 1.檢查【會計科目維護】的大類碼會計科目中1至3碼的類別碼是否存在或異常。(類別碼指的是四碼以下的
  會計科目代碼,例如:1資產類、11流動資產)
 2.檢查【會計科目維護】類別碼的【借】【貸】屬性是否設定正確。(例:1資產類屬借方屬性、2負債類屬
  貸方屬性…)

********************以上步驟可將所有的會計科目資料列印報表做確認****************

 3.檢查【科目對照維護】設定的科目名稱與科目代號是否一致。(例如:科目名稱“零用金”所對應的是否
  也為“1110零用金”的科目代號)
 4.結束離開『財務系統』,同時請其他人有使用系統的人全部結束離開凌越財務系統後再進入『財務系統外
  部工具』。再依使用的版本執行下列重整作業:

DIY/實用版

豪華/優越版

贏家版

企業版

[I]傳票單頭明細重整程式

●先按[Ctrl+F1]輸入密碼
 進入
●執行[L]傳票單頭明細資
 料檔重整程式

●執行[T]檢查傳票明細中
 會計科目是否存在
●執行[P]傳票單頭明細資
 料檔重整程式

●執行[ N ]檢查傳票明細中會
 計科目是否存在
●執行[ I ]傳票單頭明細資料
 檔重整程式

 5.若資料有異常系統會顯示提示訊息告知錯誤內容並且會產生一個文字檔將錯誤內容明細存入文字檔中供使
  用者參考。
 6.結束離開『財務系統外部工具』,進入『財務系統』。
 7.執行【資料維護 \ 系統帳目重整】輸入開帳傳票的年度。
 8.執行【資料維護 \ 總帳系統年度結轉】按確定。

訊息二:年度XX科目的母科目與子科目金額不平衡

 1.檢查【會計科目維護】中的子科目其上層的母科目是否存在。(子科目指的4碼以上的會計科目,例:
  1112A、1112A1、…;母科目指的是4碼的會計科目,例:1112,當系統存在1112A子科目時請檢查其
  母科目1112科目是否存在)。
 2.檢查【會計科目維護】類別碼的【借】【貸】屬性是否設定正確。(例:1資產類屬借方屬性、2負債類
  屬貸方屬性…)。

********************以上步驟可將所有的會計科目資料列印報表做確認****************

 3.檢查【科目對照維護】設定的科目名稱與科目代號是否一致。
 (例如:科目名稱“零用金”所對應的是否也為“1110零用金”的科目代號)
 4.結束離開『財務系統』,進入『財務系統外部工具』。(務必請所有人員皆離開)

DIY/實用版

豪華/優越版

贏家版

企業版

[I]傳票單頭明細重整程式

●先按[Ctrl+F1]輸入密碼
 進入
●執行[L]傳票單頭明細資
 料檔重整程式

●執行[T]檢查傳票明細中
 會計科目是否存在
●執行[P]傳票單頭明細資
 料檔重整程式

●執行[ N ]檢查傳票明細中會
 計科目是否存在
●執行[ I ]傳票單頭明細資料
 檔重整程式

 5.結束離開『財務系統外部工具』,進入『財務系統』。
 6.執行【資料維護 \ 系統帳目重整】輸入開帳傳票的年度。
 7.執行【資料維護 \ 總帳系統年度結轉】按確定。

訊息三:XXXX年XX 月XX 科目過帳金額有問題

 1.記錄異常的科目,檢查會計科目維護此科目是否存在。(會計科目不存在無法過帳)
 2.執行【資料維護 \ 系統帳目重整】 輸入開帳傳票的年度。
 3.執行【資料維護 \ 總帳系統年度結轉】 按確定。

※若還是無法執行『總帳年度結轉』,可能為資料問題,請您記錄無法年度結轉的錯誤訊息,並與全省凌越據點客服人員聯絡,客服人員將會協助您解決問題!

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